仕事には慣れてきたけれど

電話応対はむずかしい…

なんて苦手意識をもっていませんか?


特に取引先にかけるときは、

何度も深呼吸をしたりと、いつも以上にドキドキしたり。




さらに、

かける相手が役職者

なら緊張感はマックス!


しかも、

役職者に「様」をつけるべきかどうか

など、分かるようでハッキリ分からないマナーもでてきますよね。


そこでこの記事では、

役職者への電話のかけ方を具体例とあわせて

くわしく紹介していきます。


しっかりチェックして、社会人としての正しい電話マナーを身に付けましょう!

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役職の後に「様」はつける?

結論から言うと、

相手の役職名の後に「様」はつけない

が正解です。


なぜなら、

役職名はそれ自体が敬称

として使われているからです。


具体例をあげると、

  • 誤:「〇〇部長様」
  • 正:「○○部長」

となります。


「部長」と「様」はどちらとも敬称となり、

敬称を重複して使うことになるからです。


役職名の後に「様」を付けることで、より敬意を示すことができる…

というイメージがあるかもしれませんが、この使い方は誤りです。


どうしても「様」を使いたい場合は、

「部長の○○様」

というような使い方をしましょう。

役職者への電話のかけ方の具体例

電話をかけて役職者と対応するまでを具体例をあげながら、順に説明していきます。

会社名・氏名を名乗り挨拶

まず、

あなたの会社名・氏名を名乗り挨拶

をします。


例えば、

OL電話

□□会社の△△と申します。いつもお世話になっております。




第一声はあなたの会社の第一印象となるので明るく、

はっきりと名乗ることが大切。


相手が先に挨拶した場合は

OL電話

こちらこそ、いつもお世話になっております。



と返しましょう。


もし、相手が社名を名乗らない場合は

OL電話

■■会社様でいらっしゃいますか。



と尋ねてから、自分を名乗り、挨拶をします。

役職者に取り次いでもらうとき

初めの応対者から役職者に取り次いでもらうときは、

OL電話

恐れ入りますが、○○部長はいらっしゃいますか?



あるいは、

OL電話

恐れ入りますが、部長の○○様はいらっしゃいますか?



と尋ねます。


この時、

OL電話

・恐れ入りますが…
・お忙しいところ申し訳ございませんが…



というようなクッション言葉をつけましょう。

クッション言葉とは、お願いをしたりお断りをするときに、伝えたい言葉の前に添える言葉。

1言添えるだけで、より丁寧な印象を与えられます。

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取り次がれた役職者との対応

相手の役職者が電話に出たら、

OL電話

○○部長でいらっしゃいますか?



と確認します。


次にもう一度自分の会社名と氏名を名乗り、挨拶をします。

OL電話

□□会社の△△と申します。いつもお世話になっております。




そして用件に入る前に、

OL電話

今、お時間よろしいでしょうか。



と相手の都合を確認します。


「どうぞ」 と言われたら

OL電話

・・・の件ですが…



と前置きしてから本題に入ります。


前置きをする際に、簡単に結論を伝えると相手もスッと頭に入りやすいです。

OL電話

先日、私どもから送らせて頂いた見積書の件でお電話致しました。



OL電話

今回送って下さった商品サンプルについて、3点ほどお伺いしたいのですが…



などですね。

相手が不在の場合の対応

今後の対応について、取り付ぎをお願いする人に伝えます。

OL電話

恐れ入りますが、何時頃にお戻りでしょうか。ご都合の良い時間をお聞かせ頂けますでしょうか?



OL電話

こちらからかけ直しますので、電話があったことをお伝え頂けますでしょうか?



というように、基本的には自分から改めて電話をかけるのがマナーです。


しかし、自分からの連絡がむずかしい場合は、

折り返しの電話をお願いしたり、伝言をお願いしましょう。


例えば、

OL電話

お戻りになられましたら、お手数ですが、折り返しのお電話を頂けますでしょうか?



OL電話

お手数ですが、ご伝言をお願いできますでしょうか?



ですね。


ここでもクッション言葉を忘れないように。



折り返しの電話をもらう時は、

OL電話

念のため電話番号を申し上げます。



とこちらの電話番号を伝えておくと、相手の手間が省けます。


また伝言を頼む時は、

OL電話

念のため確認させていただきます。



と用件が正しく伝わっているかを復唱して確認しましょう。


あわせて、相手が名乗らない時は

OL電話

失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか?



と、万が一の際にも電話の経過を確認できるよう、相手の名前も聞いておくことも大切です。

社内の役職者に電話をかけるとき

社内の役職者に電話をかける時は、

「○○部長」

というように名前の後に役職をつけましょう。

たとえ社内でも役職名をつけるのが基本です。


ただし、会社によっては役職に関係なく

「○○さん」

と呼ぶ場合もあるので、

そんな場合は、会社のルールに従って臨機応変に対応する必要があります。

まとめ

役職は敬称でもあるので、

「役職」の後ろに「様」は不要

です。


より丁寧にと思って「役職」の後ろに「様」を付けている方も多いと思いますが、

敬称の重複活用になるので、

誤った使い方となります。


新入社員の方だけでなく間違えた使い方をしている人は意外に多いので注意が必要です。


役職者の方に電話をするのはとても緊張しますが、

今回紹介したポイントをしっかり抑えて対応すれば大丈夫。


電話に不慣れな方も、慣れている方も、

今一度マナーを再確認して、

相手に信頼感や好感をもってもらえるような応対を目指しましょう!


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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