カメチキンカメチキン

メールで送る添付ファイルには、容量その他のマナーはあるんでしょうか?



うさロングうさロング

容量のほかにも、件名の付け方、パスワード伝え方など、押さえたいマナーがありますよ!







  • メール本文だけでは説明しきれない
  • データで書類を送る必要がある

など、

ファイルの添付が必要なことってありますよね。


そんなとき、気になるのが

  • 件名・本文の書き方
  • 容量の許容範囲
  • パスワードの伝え方

といった、添付ファイルにまつわるマナー


そこでこの記事では、これらの

添付ファイルについて気をつけるべきポイントとメール例文

について詳しく解説していきます。

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添付ファイルについて注意するポイント

メールにファイルを添付するにあたって注意すべきポイントは5つ。

  • 件名に添付ファイルがあることを明記
  • メール本文に添付ファイル名を記載
  • 送付先で対応できるファイル形式の確認
  • 添付ファイルの容量
  • パスワードの別メール送付

となります。

件名に添付ファイルがあることを明記

メールの件名に

○○の資料を添付いたします。

など、相手に添付ファイルがあることを知らせます。


添付ファイルのことを件名に入れなかった場合、

メールの件名だけを読んで内容を把握しようとした相手が、

添付ファイルに気付かない可能性も考えられるからです。

メール本文に添付ファイル名を記載

件名だけでなく、

添付ファイル名を本文に書いておけばより丁寧です。

ファイル名を書くことで添付忘れを防ぐことにもつながります。

送付先で対応できるファイル形式の確認

せっかく相手先に添付ファイルを送信しても、

相手先で添付ファイルを開けなければ意味がありません。


初めて添付ファイルを送付するようでしたら、

添付ファイルの形式が相手先で開けるか、

予め確認しておく必要があります。

添付ファイルの容量

インターネットの回線速度が上がっているとはいえ、

大きすぎる容量のファイルを送信することは相手先に失礼です。


一般的に、

容量は2MB以内

とされています。


相手先の回線によっては2MBの容量でもダウンロードに時間がかかる場合があります。

予め相手先に送付しても差し支えない容量を確認しておくことがおすすめです。


大きな容量になってしまう場合は、

zip形式などで添付ファイルを圧縮

するようにしましょう。


画像や動画等の容量が大きくなりやすいファイルは、

クラウドを使ってやりとりするなど、会社規定を確認しつつ、相手先との相談が必要ですね。


10MBを超えるような大容量ファイルを送信してしまうと、

相手先の業務が止まってしまうなど、多大な迷惑をかけてしまう可能性があるので要注意です!

パスワードの別メール送付

機密性の高いファイルを送る場合、

添付ファイルをパスワードで保護する必要があります。

その場合、パスワードをメール送信することになりますが、

パスワードのメールは別途送信するようにします。


というのも、もし宛先を間違えて、

ファイルを添付したメールにパスワードを記載してしまったとすると、

誤送信した相手先にファイルを見られてしまうことになるからです。

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添付ファイルのあるメール例文

これまでのポイントを踏まえて、

添付ファイルのあるメール例文を確認しましょう。


件名:〇〇の資料を送付いたします

亀田株式会社 兎山様
いつもお世話になっております。因幡株式会社 鮫田です。

先日、ご依頼をいただきました次の資料を送付させていただきます。

添付ファイル名
・無農薬人参カタログ.pdf
・お見積書.pdf
・無農薬野菜導入のメリット.pdf


ご査収の程宜しくお願い申し上げます。

また、商品に関しまして、ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
是非ともご検討をよろしくお願いいたします。

~署名~

メールの件名に資料送付であることを明記して、

さらに本文中でも

  • 添付ファイルの名称
  • ファイル形式

を明記しています。

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添付ファイル忘れがあった場合のメール例文

急いでメールを送信した場合、

やってしまいがちなのが

  • ファイルの添付忘れ
  • 間違ったファイルの添付

ですね。

そんな場合に使えるメール例文を紹介します。


件名:ファイル添付忘れのお詫び

亀田株式会社 兎山様
いつもお世話になっております。因幡株式会社 鮫田です。

先程お送りしました資料送付のメールにつきまして、添付し忘れたデータがございました。

大変失礼いたしました。

今後このようなことのないように注意し、厳正なメールチェックをするようにいたします。

本メールに改めてデータを添付いたします。
ご査収の程宜しくお願い申し上げます

添付ファイル名
・無農薬人参カタログ.pdf
・お見積書.pdf
・無農薬野菜導入のメリット.pdf

~署名~

まず、添付ファイルを忘れてしまったことの

お詫びを件名と本文で表す

ようにします。


また、

今後の対策方法などを明記して再発を防止する姿勢

を示すといいですね。


添付忘れについては、忘れたことに自分から気づいた場合は良いですが、

指摘された場合には指摘をいただいたことへのお礼も述べるようにしましょう。

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まとめ

カメチキンカメチキン

これで安心して添付ファイルを送信できそうです!



うさロングうさロング

容量、パスワードの送信にはくれぐれも注意してくださいね。


まとめると、

添付ファイルを送信する際の注意事項として、

  • 件名に添付ファイルがあることを明記
  • メール本文に添付ファイル名を記載
  • 送付先で対応できるファイル形式の確認
  • 添付ファイルの容量
  • パスワードの別メール送付

がポイントとなります。


添付ファイルを送付するときの例文は本文を参考にしてくださいね。


もし、ファイルを添付し忘れた場合には、きちんと

・誠実なお詫び

をすることが大切。


添付ファイルを送るためのポイントをおさえ、

ビジネスマンとして円滑なメールのやりとりができるようになりましょう!


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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