カメチキンカメチキン

ビジネスメールのやりとりでは、返信の返信を繰り返してもいいのでしょうか?



うさロングうさロング

基本的にはOKですよ!ただ、気をつけたいこともあるので詳しく解説していきましょう!







取引先へのメール問い合わせ…

返信メールで回答をもらったけど、まだ疑問が解消しない!


こんな時、

返信の返信でメールのやり取りを続けてもいいのかどうか…

なんて気になりますよね。


さらにいえば、

  • 返信の返信でどこまでやりとりを続けていいのか
  • 返信の返信メールの件名や署名はどうするか

など、細かいところも気になりますよね。

この記事では、これらの疑問について詳しく解説していきましょう。

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返信の返信でもいいの?

これについては、

同一の要件である限り返信の返信でやりとりしてもOK!

です。



ただし、

やりとりが続くなかでメールの内容が変化したら件名は変更する

というルールは忘れないようにしてください。



例えば、

件名:「お見積もりいただいた商品について」

「Re:お見積もりいただいた商品について」

「Re:Re:お見積もりいただいた商品について」

と、当初は見積もりをした商品の仕様についてやりとりをしていたとしましょう。

この場合、商品仕様についてのやりとりをしている限りは、返信の返信を繰り返しても大丈夫です。


ところが、やりとりをしているうちに、

  • 「商品の納期」
  • 「商品のクレーム状況」

など、次第に別の内容に変化していくことがあります。

このように、内容が変化してきたなら、その内容に応じた件名に変更するのがマナーです。

うさロングうさロング

件名の変更は、返信の回数よりも内容で判断するようにしましょう!



なお、

理想的なメールのやりとりは1往復半!

とされていることは頭の片隅に留めてくださいね。


というのも、

LINEなどでプライベートなやりとりをする場合は、何往復も続く場合があると思います。

ですが、ビジネスの場面では、常にスピードと効率化を意識する必要があります。


なので、極力メールでのやりとりを減らすべく、目指す理想は

1往復半!

というわけなんです。


メールのやり取りの理想形は、

送信者(要件)

受信者(回答)

送信者(結果、お礼メール)

とイメージしておきましょう。

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返信の返信メールの件名や署名

続いて、返信の返信メールの

  • 件名
  • 宛名
  • 書き出し
  • 署名

はどうすればいいかを解説していきます。

件名

返信が繰り返されると、件名に「Re:」がいくつもついてしまいます。

そうすると、

「Re:Re:Re:Re:Re:」などと不格好になってしまいますよね。

そんな場合は、「Re:」を1つだけ残して、他の「Re:」は削除し、

「Re:件名(5)」

と表記するのがおすすめです。

うさロングうさロング

スッキリとした見栄えになりますし、どれくらいのやりとりだったかも一目でわかります!


宛名

返信メールではいちいち宛名を記載することが面倒になってくると思いますが、

返信メールでも、相手の

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職
  • 名前

をしっかりと記載するのが返信メールの基本です。


ただし、相手とコミュニケーションが円滑になってくると、

例えば

  • 亀田チキン 様・さま
  • 亀田 様・さま

のように、会社名を書かず名前だけにすることもできます。


そのポイントは相手との距離感や信頼関係によりますが、判断が難しいときは、

相手に合わせる

という基準での判断するのも1つです。


つまり、相手が

  • (名前フルネーム)様・さま
  • (名字)様・さま

なら、こちらも同じように記載するという方法です。

うさロングうさロング

鏡のように対応するので、「ミラー返信」と覚えるといいですね!


書き出し

”お世話になっております。”

といった書き出しの挨拶は毎回入れる必要があるのでしょうか?


これは相手からのメールにきちんと反応していることを示すためにも、

機械的な挨拶ではなく、

  • さっそくのご対応、感謝いたします。
  • かしこまりました、それでは〜
  • たびたび失礼いたします。

など、臨機応変な対応が望ましいです。

署名

署名についても返信のつど挿入するべきか気になるところだと思います。

が、

返信の場合であっても署名形式は省かない!

というのがビジネスメールのマナーです。


それは、

少しでもメールの受信者がこちらとコンタクトを取りやすいように

という相手方への配慮という考え方からのマナーです。

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返信の返信メールの例文

それでは、上記を踏まえて返信の返信メールの例文を確認してみましょう。

件名:Re:Re:お見積いただいた商品について

竜宮株式会社 
営業部 亀田チキン 様

さっそくのご対応、感謝いたします。

添付していただいた商品資料で仕様を確認できました。

大変お手数をおかけして申し訳ございませんでした。

社内稟議の結果につきましては、一両日中に連絡いたします。

よろしくお願いします。

〜署名〜
因幡株式会社 うさぎ山ロング


—– Original Message —–
○○月○○日 ○○AM mail:to・・・
sent:・・・・ 

件名:Re:お見積いただいた商品について

>因幡株式会社 
>事業部 うさぎ山ロング 様

>いつもお世話になっております。
>竜宮株式会社 亀田です。

>この度は、お見積についてのお問い合わせをいただき誠にありがとうございます。

>いただきました商品仕様に関するご質問については、
>メールに添付いたしました資料に記載さていただいておりますのでご確認ください。

>また、ご不明な点などございましたら、ご質問いただければ幸いです。

>何卒よろしくお願い申し上げます。

>~メール署名~
竜宮株式会社 亀田チキン


返信がさらに続いた場合の件名は、

件名:Re:お見積いただいた商品について(5)

などと表記するとスッキリしていいですね。

また、相手方からの宛名の書き方に応じて、

  • 亀田チキン 様
  • 亀田チキン さま
  • 亀田 様
  • 亀田 さま

などとミラー返信をやってみましょう。


なお、返信時の引用マナーについても気になる場合は、こちらの記事で詳しく解説しています。
↓↓↓
【ビジネスメール】返信時の引用はどこまで?全文はNG?署名の位置も要チェック!

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まとめ

カメチキンカメチキン

返信の返信についてのマナーがわかりました!安心してメールのやりとりができます^ ^



うさロングうさロング

メール返信の基本ルールがわかれば、恐れることはありませんね!


まとめると、

  • 同一の要件である限り返信の返信でやりとりしてもOK!
  • 件名は「Re:Re:」のままで
  • メール内容が変化してきたら内容に応じて件名変更
  • 宛名、署名は基本ルールどおり必要(ただし、ミラー返信も心がけること)
  • 挨拶は返信メールの流れから臨機応変に

でした!

具体的な例文とあわせてしっかり確認してくださいね!


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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