ビジネス電話のかけ方のマナー

正しく理解してますか?


新入社員はもちろんですが

それなりに社会人経験がある方でも、

いまいちマナーがわかってなかった!

なんてことがあったりします。




電話のかけ方に関するマナーは、

社会人として重要なビジネススキルの1つ。


あなたのかけ方次第で、

会社のイメージを大きく左右する可能性もあります。


そこで、この記事では、

ビジネスで電話をかける時の一般的なマナーや気をつけたいポイントを解説していきます。


具体的な対応例も紹介しているので、

自信を持って電話がかけられるようになりますよ。

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電話のかけ方の注意事項

ビジネスで電話をかけるときの一般的な注意事項について、

時系列に沿って解説します。


まず電話をかけるときの全体的な時系列の確認です。

  • 話す内容を準備する

  • 携帯よりも固定電話へかける

  • 迷惑にならない時間帯にかける

  • 定型的な挨拶をしっかりとする

  • 不在の時の対応

  • 伝言の依頼方法

  • 電話の切り方

という流れです。

話す内容を準備する

用件を伝えるために

必要なものを手元に準備

してから、電話をかけましょう。


というのも、電話をかけて相手と話をしている最中に、

・内容を確認
・書類を探索

するのは非効率的だからです。


また、

時間を割いて電話対応をしてもらっている相手にとても失礼な行為ともなります。



電話をかける前に準備しておくマストアイテムは

  • メモ帳
  • 関連資料

です。


メモ帳は、相手とやりとりした内容を記録するために欠かせないもの。

また、

事前に話す内容を整理してメモ帳に書き留めて、それを見ながら話すとスムーズに伝わります。


そして電話の内容に関連する資料も手元に準備しておきましょう。

予想外の質問が来ても、手元に資料があればすぐに調べて対応できますよ。


さらに、この2つにプラスして、

相手の名刺

の準備もしておきましょう。

こうすることで会社や名前の言い間違いを防ぐことができます。

特にお会いして間もない相手や、やりとりが少ない相手に対しては気をつける必要があります。

言い間違えはとても失礼にあたるので、事前に相手の情報をきちんと確認することが大切です。

携帯よりも固定電話へかける

ビジネスでは、一般的に、

固定電話を使用して会社から会社へ電話することが基本

です。


携帯電話はいつどこでも電話ができて、急な対応もできるので便利ですが、

電波の状況が悪くて途中で切れたり、

周囲の雑音で聞こえにくかったりする場合がでてきます。


会社の固定電話だとそういった心配はないですし、

お互いに落ち着いた環境で話すことができます。



名刺に記載されている場合など、

相手の携帯番号が分かっていたとしても、

基本的に緊急時のみかけましょう。


ただし、

相手が携帯電話への連絡を希望する場合はOK

です。


一般的には、固定電話からかけて、

相手が不在の場合は、

  • 伝言を依頼する
  • メールで連絡を取る
  • 時間を置いてに改める

ようにします。

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迷惑にならない時間帯にかける

ビジネスでは、

・緊急時
・事前に相手から電話をするよう指定された時間

以外の場合は、

業務時間中であっても、電話をかけることを避けたい時間帯があります。


それが、

  • 始業時間の直後
  • 昼休憩の時間帯
  • 終業間際

です。

始業時間の直後
一般的に朝の始業開始直後は、

朝礼や打ち合わせで忙しい時間帯

です。

始業開始から少なくとも15分程度は電話をかけるのを避けるようにします。

昼休憩の時間帯
昼食休憩とされている12時~13時頃は、

相手も不在のことが多いですし、

在席していたとしても相手に失礼になります。


昼休憩の時間はあくまでも「休憩」のための時間であることを忘れてはいけません。

終業間際
就業時間の間際は、

仕事の仕上げや報告でバタバタとしていることが多いです。

なので、

急ぎでなければ、終業時間の30分前からの電話は避けましょう。


また、緊急時以外は営業時間外に電話をするのもNGです。



緊急時や、相手から希望があったときなどで

やむを得ず避けたい時間帯に電話をかける場合は、

ひと言、謝罪の言葉を添え流ようにします。

例えば、

OL電話

朝早くから申し訳ございません。



OL電話

お昼時に申し訳ございません。



OL電話

夜分に失礼いたします。



などです。


電話をかける時は、

相手の状況に配慮し、時間帯を意識することが大切です。

定型的な挨拶をしっかりとする

電話での挨拶は、あまり長くならない程度に済ませ、すぐに本題に入りましょう。

基本的に、忙しい時間のなかで電話対応してもらっている

ということを忘れてはいけません。


まず、

電話をかけた時は自分の会社・名前を名乗ります。

OL電話

○○会社の■■と申します



次に、定型的な挨拶言葉を言います。

朝なら、

OL電話

おはようございます。いつもお世話になっております。




昼以降は、

OL電話

いつもお世話になっております。




直近でやりとりや取引があった場合には、

OL電話

□□の件で、先日はありがとうございました。



OL電話

先日は□□の件で、ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。




また、久しぶりの電話となった場合には、

OL電話

ご無沙汰しておりますが、お変わりございませんか?



など、相手を気使う言葉を添えると、印象がかなり上がります。

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不在の時の対応

相手が不在の時には

戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝えるのがベスト

です。

OL電話

恐れ入りますが、お戻りは何時頃のご予定でしょうか?
それでは改めて、その頃にこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました。




それ以外の対応としてあげられるのが、

OL電話

お戻りになられましたら、お手数ですが、折り返しのお電話を頂けますでしょうか?



OL電話

お手数ですが、ご伝言をお願いできますでしょうか?




ただ、この場合は相手にお願いすることになってしまうので、

基本的にはこちらから再度かけなおすことをおすすめします。


おすすめは、

電話の後のメール

です。

特に伝える内容が多い時には、

伝言をお願いするよりも、メールの方が伝わりやすい時もあります。

伝言の依頼方法

伝言をお願いする時、

頭の中で内容をまとめたうえで

簡潔に伝えるのがマナー

です。


伝えた後は、

OL電話

念のため確認させていただきます。



と用件が正しく伝わっているかを復唱します。


また相手が名乗らない場合は、

OL電話

失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか?



と、もしものときに電話した経過が確認できるように相手の名前も聞いておきましょう。



最後に、

OL電話

お手数おかけしますが、よろしくお願いいたします。



OL電話

恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。



と、くれぐれも面倒な伝言を受けてくれていることを忘れないように。

電話の切り方

電話を切るときは、

かけた方から切るのがマナー

です。


卓上電話の場合は、

  • 静かに受話器を置く
  • 指で電話のフックを押さえる


というきり方がとても丁寧です。


大きな音を立てて雑に置かないように気をつける

ということですね。


また切る前は、

OL電話

お時間頂きありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。



など感謝の言葉を伝えましょう。

まとめ

電話はメールとは違い、相手とタイムリーに話ができる便利なツールです。

ですが、そのタイムリーさゆえに相手の時間を拘束することにもなります。


また、顔が見えない状況で話をするという点からも、失礼のない対応をすることが大切になってきます。


今後、相手と仕事を円滑に円満に進めていくためにも、正しいマナーをしっかりと身に付けましょう。


そのほか、役職者への電話のかけ方で「様」をつけるべきかなどで迷ったときは、こちらの記事を参考に願います。
↓↓↓
電話のかけ方のマナー!役職のあとに様はつけないのが正解?具体的対応例をくわしく!


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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