メールに添付されたファイルとともに

「ご査収ください」

との依頼の言葉。


意味はわかるんだけど、

メールでの返信は何と書いて送ればいいんだろう…

と、スマートな返信のフレーズがわからないことありますよね。


ましてや

添付ファイルの内容に間違いがある!

なんてことになればなおさらです




そこで、この記事では、

  • 見積書
  • 注文書
  • 履歴書

などの添付ファイルを「ご査収ください」とともに受け取った場合

メールではどう返信すればいいのか、

具体的な例文とあわせて詳しく紹介していきます。

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ご査収くださいに対する返信

簡単な確認ですが、

「ご査収ください」というのは、書類などを

「よく確認してから受け取ってほしい」

という意味です。


「ご査収ください」をより丁寧にした表現としては、

  • 「ご査収の程、よろしくお願いいたします。」
  • 「ご査収いただきますよう、お願いいたします。」

などがあります。


なお、「ご査収ください」の意味やより丁寧な表現方法についてこちらの記事で詳しく紹介しています。
↓↓↓
ご査収くださいの意味や使い方!上司にはよくても社外にはNGなのはなぜ?


さて、このような「ご査収ください」の意味からすると、

返信としてふさわしい言葉は、

  • 内容をちゃんと確認したこと
  • 受領したこと

の2つを意味するものとなります。


そのような意味の言葉としては、

  • 「確認し、受領いたしました。」

と返信するのが適切です。


より丁寧な表現としては、

  • 「確認し、拝受しました。」
  • 「確認し、拝受いたしました。」
  • 「拝見しました。こちらで受領いたします。」

などがあります。


以下に一覧で言葉の意味を整理しています。

受領しました・受領いたしました
「受領しました」は「受領する」の丁寧語。
取引相手先などに対しては、より丁寧な表現である「受領いたしました」が適当です。
(「いたしました」は自分がへりくだることを意味する謙譲語の「いたす」からなる表現。)
拝受しました・拝受いたしました
「拝受」は「受け取る」の謙譲語。
「拝」をつけることで、「つつしんで受け取る」という意味になります。
「受領」よりも丁寧な表現です。
拝見しました・拝見いたしました
拝見は「見る」の謙譲語。
しっかりと確認したことを丁寧に相手に伝える表現です。
ここでは後に「受領いたします。」と続けていることから、「いたす」の繰り返しを避けるために「拝見しました」と丁寧語で表現しています。

「ご査収ください」に対する返信例

それでは具体的なメールのやり取りを確認しながら、

「ご査収ください」に対する返信例を見ていきましょう。

「見積書」が添付されたメールへの返信

まずは、

【問題のない見積書が添付されていた場合】

■受信メール例文

受取株式会社 受野 鳥夫様

平素はお世話になっております。
送付株式会社 送田です。

ご依頼いただきました見積書を添付ファイルにて送付いたします。

ご査収の程、よろしくお願いいたします。

送付株式会社 送田 見積男


添付の見積書で問題がなければ、次のように返信します。


■返信メール例文

送付株式会社 送田 見積男様

平素はお世話になっております。
受取株式会社 受野です。

早速のご対応ありがとうございます。

見積書を確認し、拝受いたしました。

社内で検討いたしました結果、ご提案のお見積内容でご契約させていただきたく存じます。

後日、注文書を作成し送付させていただきます。

何卒、よろしくお願いいたします。

受取株式会社 受野 鳥夫

添付された見積書に問題がないことを確認したうえ、受領したことをはっきりと伝えることで

「ご査収ください」に対する返信としています。


続いて、

【再度見積書を提出して欲しい場合】

■返信メール例文

送付株式会社 送田 見積男様

平素はお世話になっております。
受取株式会社 受野です。

早速のご対応ありがとうございます。

見積書を拝見いたしました。

検討させていただいた結果、弊社としましては、現在の見積価格よりも○%の値引きを希望しております。

つきましては、お手数をおかけして大変恐縮ではございますが、再度見積書をお願いしたく存じます。

何卒、ご検討の程、よろしくお願いいたします。

受取株式会社 受野 鳥夫


今度は、届いた見積書が見直して欲しいものであった場合の例文です。

見積書の内容を確認したことを意味する「拝見しました」の使用で問題ありません。

返信には、「よく確認した」結果であることを踏まえ、

・断る理由
・希望する条件

をしっかり明示しておくと良いでしょう。

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「注文書」が添付されたメールへの返信

見積書の後で、注文書が送付されてきた場合を確認します。

ここでは、注文書の納期に間違いがある場合です。

【間違いのある注文書が添付されていた場合】

■送信メール例文

受取株式会社 受野 鳥夫様

平素はお世話になっております。
送付株式会社 送田です。

先日の〇〇の発注の件につきまして、注文書を送付させていただきます。

ご査収の程、よろしくお願いいたします。

送付株式会社 送田 見積男

これに対し、

■返信メール例文

送付株式会社 送田 見積男様

平素はお世話になっております。
受取株式会社 受野です。

この度は弊社の○○を注文いただきありがとうございます。

注文書を拝受いたしました。

注文書の内容を確認しましたところ、納品希望日が○月○日となっておりました。

御社の休業日となるようですが、お間違いございませんでしょうか。

大変恐縮ですがご確認の上ご連絡ください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

受取株式会社 受野 鳥夫


受け取りを意味する「拝受いたしました」と伝えた後、間違いであることを柔らかい疑問形の表現で伝えています。

なお、「拝受しました・拝受いたしました」のみの使用でも、文脈から注文書の内容を確認した趣旨が伝われば問題ありません。

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「履歴書」が添付されたメールへの返信例

最後に、就活生から到着したメールに添付された履歴書を受け取った場合の例文を紹介します。

■受信メール例文

受取株式会社 人事ご担当者 受野 鳥夫様

はじめまして。
就職大学 就木 活正と申します。

御社の求人情報を拝見し、営業職に応募させていただきます。

本メールに履歴書と職務経歴書を添付ファイルとして送付いたします。

ご査収いただきますよう、お願いいたします。

大変ご多忙なところ恐れ入りますが、一度、面接の機会をいただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

就職大学 就木 活正

これまでのお客様への対応とは異なった返信例となります。

■返信メール例文

就職大学 就木 活正様

はじめまして。
受取株式会社 人事担当受野です。

この度は、弊社の求人へのご応募ありがとうございます。

添付された履歴書と職務経歴書を確認のうえ、受領いたしました。

2週間の書類選考期間の後、選考結果に関わらずご連絡いたします。

お時間を頂戴いたしますが、ご了承ください。

受取株式会社 受野 鳥夫

履歴書の場合は、受け取った意味である「受領しました」を使用することで問題はありません。

お客様や取引先への対応ほど丁寧な表現が求められる訳ではないからです。

ただし、就活生とはいえ、お客様にもなり得ることを念頭に対応することは言うまでもありません。

まとめ

「ご査収ください」という言葉の意味が

「よく調べてから受け取って欲しい」

であることを踏まえ、

書類の内容と相手の真意に合わせた言葉を使い分けて対応することができれば、メールの返信に困ることはありません。

微妙な言葉の使い分けを駆使して、一つ上の大人のビジネスマナーを目指しましょう。


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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