カメチキンカメチキン

気付いたら取引先からの問合わせメールを3日も放置してたんです…なかったことにしようかな…。



うさロングうさロング

なかったことはダメ!絶対!そのまま放置し続けるのは一番やっちゃいけないことですよ。







取引先から先日提出した見積書についての質問メール

”後で返信しよう”

と考えていたら…


他の仕事に忙殺されて3日も放置状態!!


誰しも、こんな血の気が引いてしまう事態になることありますよね。


このまま放置しますか?

いえいえ、それは一番まずい選択ですね。


取引先からの信頼もガタ落ちですし、
場合によっては会社そのものの信用問題にもなりかねません。


そこで、この記事では、

メールの返信がうっかり遅くなってしまったとき

  • お詫びメールのポイント
  • お詫びメールの例文

について詳しく解説していきましょう。

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返信遅れのお詫びメールのポイント

お詫びメールを作成するにあたって大事なポイントは つ。

  • 気がついたらすぐさま返信
  • まずはお詫びを簡潔に
  • 「うっかり」「忘れた」は厳禁

となります。

気がついたらすぐさま返信

メールの返信が遅れていることに気がついたらすぐに返信をします。

人間誰しも「うっかり!」はありえます。


一番大切なのは、

失敗のときにどう対応するか

です。


メールの返信だけに限りませんが、

失敗をどうリカバリーするかで社会人としての信用に差が出てきます。



ただし!

闇雲に返信して失敗の連鎖になることだけは避けなくちゃいけません。


すぐさま返信は必要ですが、

  • 誤字・脱字
  • 宛名間違い

などは必須の確認事項ですし、


相手への回答が必要な返信の場合でも、

無理に回答せずに、

  • 上司の確認を取る必要がある案件
  • 他社からの連絡待ちの案件

などについては、

  • 社内で確認が出来次第、早急に回答いたします。
  • 経済産業省からの回答がございましたら、改めて連絡いたします。

と、断りを入れつつ、返信するようにしましょう。


もちろん、

  • 相手先との関係
  • メール案件の内容

によっては、

メール送信してから電話でもお詫びしたほうがより誠意を伝えることができます。

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まずはお詫びを簡潔に

メール本文を書くときには、

挨拶の後、お詫びから書き出します。
(お礼の必要がある場合はお礼後)

簡潔に、

この度はお急ぎのところ、返信が遅くなりましたことをお詫び申し上げます

などがベターです。


  • 休暇をいただいてまして…
  • トラブルがあって…
  • メールサーバーが不調で…

など、言い訳をつらつら書かないこと!


キツイ言い方ですが、

相手にはあなたの遅れた原因は関係ない

ですから、

言い訳がましいことは、かえって悪い印象になりかねないです。



簡潔なお詫び例文としては他にも、

  • 返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ございません。
  • 返信が遅くなってしまい、大変失礼いたしました。
  • お返事が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。
  • お返事が遅くなりましたこと、どうぞご容赦ください。
  • お返事が遅くなりましたこと、どうかお許しください。
  • 取り急ぎ、お詫びとご連絡を申し上げます。

などもすっきりしておすすめです。

「うっかり」「忘れた」は厳禁

間違っても、

「忘れてしまっていて申し訳ありません」などと書かないこと!


  • うっかり
  • 忘れていた

という言葉は、

相手にとって”自分は軽んじられている”と受け取られかねないからです。


あえて言い換えるならば、

不手際

がおすすめです。

うさロングうさロング

何かしらのミスで返信が遅れてしまった、という形でぼやっとさせるのも、大人のマナーです。



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返信遅れのお詫びメール例文

ここから実際にお詫びのフレーズを入れたメール例文をいくつか紹介いたします。

まずは、冒頭に紹介したような、こちらが提出した見積書の問い合わせメールに対する返信です。

件名:Re:お見積いただいた商品について

因幡株式会社 
事業部 うさぎ山ロング 様

いつもお世話になっております。
竜宮株式会社 亀田です。

この度は、お見積についてのお問い合わせをいただき誠にありがとうございます。

ご返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。


いただきました商品のご質問については、
メールに添付いたしました商品資料に記載さていただいておりますのでご確認ください。

また、ご不明な点などございましたら、ご質問いただければ幸いです。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お詫びとご連絡を申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

~メール署名~
竜宮株式会社 亀田チキン



続いて、見積もりを再度お願いされたケースでの返信遅れの例文です。

件名:Re:再見積のお願い

因幡株式会社 
事業部 赤目ながみみ 課長

平素より格別のお引き立てありがとうございます。
竜宮株式会社 亀田です。

この度は、弊社のお見積に関するご連絡をいただきありがとうございます。

返信が遅くなり大変申し訳ございませんでした。

ご要望いただいた再見積の書面を送信させていただきます。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。


また、改めてご不明な点などがございましたら、何なりとお申し付けください。

恐れ入りますが、メールにてお詫びとご連絡を申し上げます。

~メール署名~
竜宮株式会社 亀田チキン



最後に、返信メールでは即答できない場合についての例文を紹介します。

件名:Re:施工計画変更後の安全性要件について

因幡株式会社 
事業部 うさぎ山ロング 様

いつもお世話になっております。
竜宮株式会社 亀田です。

お問い合わせいただいた件につきましては、
こちらの不手際により返信が遅くなってしまい誠に申し訳ございません。


安全確認要件については、現在、国土交通省近畿地方整備局からの回答を待っている状況となります。

今週中には回答をいただける予定です。

回答があり次第、改めてご連絡いたします。
今しばらくお待ちいただけますでしょうか。

よろしくお願いいたします。

~メール署名~
竜宮株式会社 亀田

最後の例文は、返信が遅れたことは”不手際”によるものです。

関係機関からの回答がないことが遅れた原因ではありません。

ただ、返信メールでは回答できない状況なので、改めて時間をおいて回答することを伝えているのです。

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メールの返信の遅れはいつから?

メールの返信に期限が設けられている場合は、期限到来後に「遅れ」となります。


ですが、メールの返信に期限が設けられていないような場合、

いつからメール返信が遅れたというの?

と疑問に思うかもしれません。


一般的な見解は、

メール受信後24時間以内

です。


が、正直、ビジネスマンの感覚としては、

24時間以内では遅い!

と感じます。


内容にもよりますが、

午前中の受信メール→夕方までの返信

ぐらいが実際の現場感覚ではないでしょうか。


管理人の経験だと、

取引先からの午前中の受信メール→夜の残業中に返信

ぐらいだとお詫びの一文を入れるようにしていましたよ。


ここは、それぞれの業種、メールの内容などにもよるので、

”あ、返信が遅れた!”

という感覚があるのなら、お詫びを一文入れると安心できますね。

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まとめ

カメチキンカメチキン

なにはさておき、シンプルにお詫びすることが大切なんですね!



うさロングうさロング

放置せずに、すぐさまお詫びしてくださいね。慌ててミスのないよう注意は必要ですよ!


まとめると、

返信メールが遅れてしまったときは、

  • 気がついたらすぐさま返信
  • まずはお詫びを簡潔に
  • 「うっかり」「忘れた」は厳禁

がポイントです。


返信が遅れたかどうかの判断基準は、

  • 期限があればその期限
  • 期限がなければ受信後24時間以内が基本(実際はその日中のイメージで)

となります。

うさロングうさロング

具体的な返信遅れのお詫びメールの具体例を参考にしてくださいね。



ところで、「承知しました」と「承知いたしました」をメールで使い分けできていますか?

もし、ちょっとでも「?」が思い浮かべたあなたはこちらの記事を確認してくださいね。
↓↓↓
承知しましたと承知いたしましたの違いと使用例!お客様へのメールはどっちを使う?


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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