上司から作成するように言われた資料

メール送付して確認をお願いしたいんだけど

あまりストレートにお願いすると失礼な気もするし…

なんて

メールで依頼するときの書き方が気になること

ありますよね。




こんなとき活躍するのが

クッション言葉

と呼ばれる魔法の言葉。


ストレートにお願いしにくいことも柔らかく伝えてくれます。


そこで、この記事では、

ビジネスマナーとして知っておきたい

クッション言葉のメールでの使い方や使用例

について、くわしく紹介していきます。

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メールで使えるクッション言葉とは?

そもそもクッション言葉というのは、

相手に敬意を示しながら

言いにくい言葉を伝えやすくするための魔法の言葉

のことです。


社外の取引先などに対してはもちろん、

上司など目上の人に対しても、

クッション言葉を活用することで

あなたからの依頼や謝罪を上手に伝えることができ

ワンランク上のコミュニケーションが可能となります。


このようなクッション言葉は、

ビジネスのあらゆる場面で重宝するのですが、

メールのような、

文字の羅列によって意思を伝えなければならない場面ではさらに役立ちます。


文字だけで意思を伝えるからこそ、

伝えにくいことはできるだけ柔らかくして

相手の感情を損なうことのないように注意を払う必要があるのです。


そんな

メールで活躍するクッション言葉を厳選して紹介すると

次のようなものとなります。

【依頼するとき】
  • 恐れ入りますが
  • お手数をおかけいたしますが

【尋ねるとき】
  • 差し支えなければ
  • お尋ねしたいことがあるのですが

【詫びるとき・断るとき】
  • 大変残念でございますが
  • 申し訳ございませんが

この6つの言葉をマスターするだけで

あなたのメールは劇的に印象が変わります。


その他クッション言葉のくわしい解説についてはこちらの記事が参考になります。
↓↓↓
電話対応で使えるクッション言葉を一覧で!実践での使い方や例文もあわせて

メールで依頼する場合


まずは、

メールで依頼する場合のクッション言葉の使用例を紹介していきます。

恐れ入りますが

相手に手間や面倒をかけるときに使います。

【使用例】
  • 恐れ入りますが、○月○日に開催予定の〇〇地区担当者会議への出席の可否について、メールにてご回答いただきますようお願いいたします。
  • 恐れ入りますが、ご質問につきましては、当社ホームページのFAQをご参照願えますでしょうか。

お手数をおかけいたしますが

何か作業を依頼する場合に使用します。

【使用例】
  • 先日ご依頼いただきました〇〇の資料を添付のファイルにより送付させていただきます。お手数をおかけしますが、内容のご確認をお願いできますでしょうか。
  • お手数をおかけしますが、所定の様式に必要事項をご記入のうえ、ご返送願えますでしょうか。

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メールで尋ねる場合

続いて、
メールで確認・質問する場合を紹介します。

差し支えなければ

支障がなければ、という意味で使います。

相手に断られても仕方がないというニュアンスがあります。


【使用例】
  • 日中のご連絡先の記入がございませんでしたので、差し支えなければ、ご連絡先を確認させていただいてもよろしいでしょうか。
  • 明日の〇〇会議への出席の件ですが、差し支えなければ、私が代理で出席させていただきますが、いかがでしょうか。

お尋ねしたいことがあるのですが

質問をする場合にワンクッション置くことができます。


【使用例】
  • お尋ねしたいことがあるのですが、御社の休暇制度について教えていただけますでしょうか。
  • 1点だけお尋ねしたいことがあるのですが、いただいた資料のうち、〇〇の記載については××という理解でよろしいでしょうか。

メールでお詫びしたりお断りする場合


メールでお詫びしたり、お断りする場合を紹介します。

大変残念でございますが

相手の要望・依頼などを断るときに使います。

やむをえず断らざるをえないというニュアンスがあります。


【使用例】
  • 御社からのご提案について、慎重に協議いたしました結果、大変残念でございますが、この度は見送らさせていただくこととなりました。
  • 大変残念でございますが、弊社では○月○日以降の新規お申し込みをお断りさせていただいております。

申し訳ございませんが

謝罪の言葉を述べることで、

「できない」という相手の要望を断る言葉を伝えやすくするときに使います。


【使用例】
  • 大変申し訳ございませんが、○○様からのご質問につきましては、お答えできかねます。
  • 大変申し訳ございませんが、ご注文は電話での受付のみとなっております。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

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クッション言葉の組合せ

最後に、複数のクッション言葉を組み合わせた使い方について紹介します。

お忙しいところ恐れ入りますが

「お忙しいところ」は、他のクッション言葉と組み合わせて使うことができます。

さらに丁寧に表現したいときに用います。

例えば、先ほどの「恐れ入りますが」の使用例を「お忙しいところ」と組み合わせてみると、


【使用例】
  • お忙しいところ恐れ入りますが、○月○日に開催予定の〇〇地区担当者会議への出席の可否について、メールにてご回答いただきますようお願いいたします。

お手数をおかけし申し訳ございませんが

「お手数をおかけし」+「申し訳ございませんが」を組み合わせることでより丁寧な依頼の表現となります。

例えば、先ほどの「お手数をおかけし」の使用例に「申し訳ござませんが」を組み合わせてみると、


【使用例】
  • 先日ご依頼いただきました〇〇の資料を添付のファイルにより送付させていただきます。お手数をおかけし申し訳ございませんが、内容のご確認をお願いできますでしょうか。


クッション言葉を使う際の注意

クッション言葉を使う際には、

多用しすぎないよう注意してください。

例えば、

お手数をおかけして大変申し訳なく恐縮ではありますが、もしよろしければメールの返信を早めにいただけると幸いです」

という文章。

多用しすぎると丁寧さが逆に伝わりませんし、何が言いたいのか要領も得ません。

この場合は先ほど紹介した、クッション言葉の組み合わせの程度

すなわち、

お手数をおかけし申し訳ございませんが、メールの返信を早めにいただけると幸いです。」

これぐらいで止めておくようにしましょう。

まとめ

クッション言葉にはまだまだ多くのものがありますが、

この記事では、
メールでよく使われるクッション言葉について使用例とともに紹介してきました。


ただ、こちらの6つのクッション言葉だけでも使いこなすことができるようになると

あなたの意思をより柔らかく効果的に伝えることができるようになります。


ひとまずこの6つのクッション言葉を駆使してみましょう。


さらには、このうちのクッション言葉を組み合わせることができるようになると

表現の幅が広がり、1つ上のビジネススキルを使いこなせるようになりますね。


電話対応でも使えるクッション言葉の使い方や例文についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
↓↓↓
電話対応で使えるクッション言葉を一覧で!実践での使い方や例文もあわせて


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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