担当者の不在時に電話を受けたとき

担当者の机に伝言メモを置くことは一般的です。

ですが、その伝言メモ

担当者に必要な情報を伝えることができていますか?




ただ闇雲にメモを取っているだけだと、

担当者に大切な用件が伝わらず、
お客様とのトラブルになる可能性もあります。

そこでこの記事では、担当者の不在時に電話を受けたときの

伝言メモの書き方や引き継ぎ方について

押さえておきたいポイントをまとめました。

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担当者が不在のときの伝言メモの書き方

伝言メモには必ず次の事項を書くようにします。

  • 電話を受けた日時
  • 誰宛か
  • 相手の社名・部署・名前
  • 伝言の内容
  • 自分の名前

以下にくわしく見ていきましょう。

電話を受けた日時

いつ電話があったのか、

  • 月日
  • 曜日
  • 何時何分

まで書きます。


電話を受けた時間を正確に書くべき理由は、

担当者が

  • 相手の電話からどれくらい時間が経過しているか把握する必要があること
  • 相手と何度か電話でやりとりしている際、どの段階での電話なのか時系列的に把握したいこと

があげられます。

誰宛か

メモには誰宛かを書きます。

担当者宛なことは当たり前ですが、
担当者の机に置いたメモがデスクの下に落ちてしまう可能性もあります。

万一の場合に備えて、誰宛のものかわかるようにしておきましょう。

相手の社名・部署・名前

相手の氏名だけでは、

「どこの田中さんだろう?」

というようなことが起きてしまします。


必ず社名や部署名も書きましょう。

伝言内容

伝言内容は

  • 再度電話するつもりか
  • 折り返しの電話が必要なのか
  • 伝言を頼まれたならその内容

をしっかりとメモに書きます。

再度電話するつもりか
相手が「再度電話します」と言った場合でも、

念のため相手の連絡先は確認してメモに書いておきましょう。

本来こちらから折り返しの電話が必要な場合でも、

相手が遠慮して

「再度電話します」

と言うこともあるからです。

折り返しの電話が必要なのか

折り返しの電話が必要な場合は、

相手の電話番号

も確認して書くようにします。


大事な情報なので、復唱も忘れずに。


社内の人からの場合、
「内線」とだけ記入するのではなく、
「内線1234」と番号まで書くと丁寧です。


また、

何時頃に折り返しの連絡を希望しているかなどもあわせて確認するようにしましょう。

至急の対応が必要な場合は、至急と書きます。

実際のメモでは、赤ペンで至急と書いて強調することが多いです。

伝言を頼まれたならその内容

相手に伝言を頼まれた内容を書きます。

文章でなく、箇条書きにして要点をまとめることがポイントです。


また用件を聞いた後は、聞き間違いがないか、復唱して相手に確認しましょう。

自分の名前
電話を受けたあなたの名前を書きます。

メモを見た担当者が電話対応者に確認したい内容も出てくるからです。


ちなみに、
デスクに備えてある自分用の電話応対メモに、

あらかじめシャチハタ印を押しておくと少しの手間が省けて便利です。

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伝言メモを書くための流れやフレーズ

電話を受けたときに、すぐにメモが取れるよう、

  • 電話応対メモ
  • 筆記用具

は出しやすい場所に置いておくのが基本です。



実際に電話に応対してからは
担当者への伝言メモに書くべき事項を確認していきます。

伝言事項の上手な聞き出し方のフレーズを紹介します。


■相手が社名などを名乗らないとき


OL電話

恐れ入りますが、御社名とお名前を頂戴できますでしょうか。




■用件を確認したいとき


OL電話

差し支えなければご用件をお伺いさせていただいてもよろしいでしょうか。




■用件を復唱して確認するとき


OL電話

確認のため、復唱させていただいてもよろしいでしょうか。



OL電話

恐れ入ります。確認のため復唱させていただきます。



と一言添えます。


■連絡先を確認したいとき


OL電話

恐れ入れいますが、念のため連絡先を確認させていただいてもよろしいでしょうか。




■連絡先を復唱するとき


OL電話

確認のため、復唱させて頂いてもよろしいでしょうか。



OL電話

恐れ入ります。確認のため復唱させていただきます。



と一言添えた後に、

OL電話

お電話番号は123-456-789でよろしいでしょうか。



OL電話

お電話番号は123-456-789で間違いございませんでしょうか。



と確認しましょう。


ビジネスでは、電話は用件のある方からかけるのがマナーです。

しかし、不在の担当者宛の電話を受けた場合は

「戻り次第こちらからお折り返しお電話いたしましょうか?」

と提案した方が丁寧な印象を与えます。


また、本来こちらから折り返す必要がある場合でも
相手が遠慮されている場合もあります。


ですので、
できるだけこちらからの折り返しの電話を提案するようにしましょう。

便利なメモ帳付箋の紹介
ここで、電話応対の必須アイテムである、おすすめのメモを紹介します。



このメモには、

  • 宛先・日時・用件などの欄
  • 「お電話をいただきたい」
  • 「また電話します」

などがあらかじめ印字されていています。

手書きをする箇所が大幅に減るので、
電話応対しながら効率的にメモを取ることができます。

また上下2箇所に粘着剤が付いているので、
飛んでしまったり、書類に紛れたりするようなことを防ぐこともできます。

50枚×10冊と容量も多いのに、お値段が1,000円少しととてもお得です。

担当者に漏れなくスムーズに連携するために、ぜひ活用してみて下さいね。

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担当者への引き継ぎ方

電話応対メモを担当者の机に置くだけではなく、

戻ってきたら

先ほど、○○様からお電話がありました。

折り返しのご連絡をお願いします。

などと一言声をかけましょう。


担当者が戻ってきてそのまま会議や休憩に入ることもあります。

特に至急対応が必要な相手からの電話の場合は、
折り返しの連絡が遅れてしまうとトラブルになるケースもあります。


担当者が帰ってきた際には、
電話があった旨を直接伝えて伝達ミスがないようにしましょう。


メモを担当者のデスクに置く場合は、

担当者がすぐに気がつくように目立つ場所に置くことも大切

です。

  • (粘着性のメモがなければ)紛失を防げるようテープやクリップで止める
  • ノートPCのキーボードとディスプレイの隙間にメモを挟む
  • 受話器に粘着タイプのメモを貼る

など工夫してみましょう。

まとめ

担当者が不在の場合は、相手の伝言や今後の対応方法を正確に伝える必要があります。

今回紹介した必要事項をきっちりと相手に確認し、メモを取りましょう。


その際に用件や連絡先は必ず復唱して聞き間違えのないようにする必要があります。

電話の後は、電話応対メモを担当者に引き継ぎします。


メモはデスクに置いたら終わりではなくて、
きちんと担当者に伝えるまでがあなたの仕事。

担当者が戻ってきたら、一声かけることが大切です。


この記事で紹介したメモの書き方や引き継ぎかたはあくまで基本です。

スムーズでミスのないように、機転の利く対応を心がけましょう。


メモをしっかり取ったあとは電話の切り方にも注意が必要です。くわしくはこちらの記事で。
↓↓↓
会社の電話を切るときのマナー!切るタイミングや「失礼します」など言葉の使い方も


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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