カメチキンカメチキン

ビジネスメールの件名をシチュエーションに応じて使い分けできるようになりたいんです…



うさロングうさロング

基本的なマナーを押さえて、初めて、お礼、お願いなど件名を使い分けられるよう、お手本を紹介しましょう!







相手先にメールを読んでもらうためにも

メール件名は一目で内容がわかるものにしたいところ


とわかってはいるのですが、

どのようにシチュエーション別に使い分けるか

となるとなかなかむずかしいものです。


そこでこの記事では、
  • ビジネスメールにおける件名のマナー
  • 初めて、お礼、お願いなど状況に応じた件名例文
について詳しく紹介していきたいと思います。

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メールにおける件名のマナー

読む相手のことを考えて件名をつけることが大切です。

そのためにも、件名を見てすぐに内容を理解できるようにします。


もしかすると、

相手には毎日大量にメールが届いていて

あなたのメールの件名を見ても内容が判断できないなら、

メールの山に埋もれたままになる可能性もあります。


相手に確実に読んでもらえるように、

  • 簡潔でわかりやすい
  • 具体的な用件がわかる
  • 日時指定は書く
  • 【】を利用して優先度をアピール

の4つを意識して件名をつけましょう。

うさロングうさロング

本文を読まなくても内容が理解できるくらいの件名をめざしましょう!




例えば、

  • 12月の営業戦略会議の開催通知を送りたい場合
    →件名:【開催通知】12月度営業戦略会議
  • 3月10日のビジネス敬語講座の資料を送付する場合
    →件名:【資料送付】3月10日ビジネス敬語講座
  • 5月号の広報の執筆を依頼する場合
    →件名:【執筆依頼】5月号広報執筆

など【】を使いながらコンパクトにまとめます。

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ダメな件名の例

件名のつけ方のマナーから、

逆にダメなつけ方を確認してみましょう。

例えば、

挨拶のみ、名前のみのスパムメールのような件名

件名:こんにちは
件名:田中です

この様な件名では、まるでスパムメールのように怪しいメールに見えてしまいます。

よほどよく知る関係が築かれていなければ、
相手は件名を見た瞬間に、本文を読む気がなくなってしまうでしょう。


短文すぎて意味がわからない件名

件名:かしこまりました
件名:27日の件

短すぎる件名を見ても何の件かさっぱりわかりません。

簡潔明瞭の”明瞭”さがないですよね。


やたらと【緊急】【重要】【大至急】を使用

件名:【大至急】飲み会の件
件名:【重要】〇〇のアンケート

【緊急】【重要】【大至急】等は相手をドキッとさせる表現です。

特に差し迫った状況でもないのに、相手の注意をひくためだけに使うのはマナー違反ですね。


文字化けの可能性がある文字は使わない

件名:①27日の打ち合わせについて ㈱亀田です。

丸囲み数字や㈱は機種依存文字です。

相手先の環境によっては文字化けを起こしてしまいます。

うさロングうさロング

文字化けした件名では相手に用件すら伝わらず削除されてしまうこともありえますよ!



件名に自分の名前を入れるのはいつもNG?

ダメな例で名前をメールの件名にする例を紹介しましたが、

件名に名前を入れることがいつも悪いというわけではありません。

例えば、後ほど紹介するように、

初めてのメールであれば要件を書いたうえで名前を入れることはあり

です。

何の要件かわかる件名を書いた上で、名前を入れるようにしましょう。

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メール件名の具体例

それではシチュエーション別に、具体的なメール件名を紹介しましょう。

初めての場合

「初めまして」だけですとスパムメールに見えてしまいます。

初めてメールをさせていただきます。
突然メールいたします。


などを使うと良いですね。


また、

自分が何者であるか

も明記しましょう。

  • 件名:【見積もりのお願い】初めてメールをお送りします。株式会社亀田の兎山と申します。
  • 件名:【事業内容のお伺い】突然メールを失礼いたします。株式会社亀田の兎山と申します。
  • 件名:因幡株式会社 鮫海様よりご紹介いただいた株式会社亀田の兎山です。


本文の書き出しについてはこちらの記事で紹介しています。
↓↓↓
【ビジネスメール】初めてや久しぶりの社外宛メール|書き出し例文をパターン別に!

お礼の場合

お礼メールはさらにシチュエーション別に紹介しましょう。

飲み会・食事会のお礼

  • 件名:飲み会のお礼
  • 件名:食事会のお礼
  • 件名:〇〇会のお礼

〇〇は、「新年」会、「忘年」会など飲み会の名目を記載します。


来社・来訪のお礼

  • 件名:ご来社へのお礼
  • 件名:ご来社いただいたお礼 株式会社亀田の兎山です。

シンプルにご来社のお礼としても良いですし、

相手先にわかりやすいように件名に名前を記載しても良いです。

来社・来訪のお礼のメールであることが一目瞭然であることが大切です。


内定のお礼

  • 件名:採用のお礼 兎山ロング(名前)
  • 件名:採用内定のお礼 兎山ロング(名前)

内定のお礼ということがわかりやすい件名で、

さらに名前を件名に記載するとメールを見る相手先にとっても、誰から来たメールなのかすぐにわかるので親切です。


お願い・依頼の場合

お願いや依頼については、

社内メールと社外メールで言い回しに注意が必要です。

特に、社外メールについては、”上から目線”にならないように気をつけましょう。

例えば、

  • 件名:〇〇製品のカタログ送付のお願い
  • 件名:△△一式のお見積についてのお願い

などと、メールの内容が一目でわかるようにしつつ、丁寧な表現にしたいですね。

くれぐれも、

  • 【依頼】
  • 【締切厳守】

で始めるようなぶっきらぼうな表現にならないように。

一方で、社内メールであれば、より簡潔な表現も許容されるので、

先に紹介したように、

  • 件名:【開催通知】12月度営業戦略会議
  • 件名:【資料送付】3月10日ビジネス敬語講座
  • 件名:【執筆依頼】5月号広報執筆

などで構いません。


問い合わせ・質問の場合

こちらも社外に対してはより丁寧さが求められます。

社外メールであれば、

  • 件名:御社製品〇〇について質問があります 
  • 件名:【お伺い】〇月〇日の件について

などします。


また、社内であれば、

  • 件名:【要回答】部内戦略会議の出欠確認
  • 件名:【要確認】7月10日新商品説明会議事録

など、簡潔さを優先させてもかまいません。

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まとめ

カメチキンカメチキン

件名の書き方、わかってきました!簡潔明瞭がポイントですね。



うさロングうさロング

そうですね。ただ、社外向けには丁寧さも忘れてはいけませんよ!


まとめると、

メールに件名をつけるポイントは、

  • 簡潔でわかりやすい件名
  • 具体的な用件がわかるように
  • 日時指定があるならそれも
  • 【】を利用し優先度が判断できるように

の4つ。

ダメな件名は、

  • 挨拶・名前のみ
  • 短すぎる
  • 【重要】などを多用

することです。


それから、

初めての場合やお礼の場合のメール件名については例文を参考にしてくださいね。

うさロングうさロング

くれぐれも社外向けメールには丁寧さを忘れないように!



それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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