カメチキンカメチキン

返信メールでメッセージの引用の仕方のマナーってあるんでしょうか?


うさロングうさロング

引用方法の基本は2種類です。それぞれの引用方法やメリット・デメリットについて解説していきますね。







ビジネスメールの返信で引用をうまく使いこなせると、

便利だしわかりやすいんだけどな〜

なんて思いつつも、

・下手な引用は相手に失礼にならないか
・ポイントを絞った上手な引用の仕方はないか

など、気になってしまいますよね。


特に、相手のメール全文をそのまま引用したりすると

無駄に返信メールが長くなってしまうのでNG?

といった声も聞こえてきたり…


そこで、この記事では、ビジネスメールでの返信について

  • 部分引用と全文引用の仕方
  • 引用時のマナー

などについて詳しく解説していきたいと思います。

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返信メールでの引用の仕方

引用の仕方には、

  • 部分引用必要箇所のみ残すこと
  • 全文引用履歴を全て残したままにすること

の2種類があります。



それぞれのメリット、デメリットを整理すると以下の表となります。

引用方法メリットデメリット
部分引用
  • 返信のポイントがわかりやすい
  • メールが短くてスッキリする
  • 過去のやりとりの経過がわからない
  • 引用の仕方で誤解が生じうる
全文引用
  • 過去のやりとりの経過がわかる
  • 後々のトラブルの際に役立つ
  • 返信のポイントが伝わりにくい可能性がある
  • メールがどんどん長くなる


元のメールを全文引用してしまうと、

無駄に返信メールが長くなって読みにくくなることがあるので、

引用は部分引用が基本です。


ですが、

  • メールの受信数が多い役職者
  • メールで意見交換をしたい相手
  • 後々のトラブル防止が必要な案件

などでは、全文引用での返信がおすすめです。


というのも、

全文引用の場合は、いつ、どんな指示に対する返信なのかが遡って確認できます。

なので、日々メールで多くの指示を飛ばしている役職者への返信にはうってつけです。


また、メールでの意見交換は、勝手に部分引用するよりも、お互いの意見を全部残したほうが頭を整理しやすいです。

さらに、契約関係など、相手との間で誤解が生じた場合に大きなトラブルにつながるケースでは、全履歴を残しておくべきなのはもちろんです。

うさロングうさロング

全文引用がNGどころか、推奨されるケースです!



さらに、全文引用しつつ、ポイントだけを部分引用する方法もあります。

履歴をしっかり残しつつ、わかりやすく回答できます。

後ほど具体例を紹介しましょう。

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引用のマナー

引用の際には、全文引用、部分引用それぞれマナーが存在します。

部分引用のマナー

部分引用のマナーは、

  • オリジナルメッセージの重要部分のみをコピー&ペーストする(誤字脱字もそのまま)
  • 引用部分の文頭には「>」or「>>」(引用マーク)を付ける

となります。

ポイントごとに返事を書くことができるので、相手も内容を即座に把握できます。

うさロングうさロング

回答部分には「→」などをつけて、さらにわかりやすくするのもありです。




簡単に例をあげると、

>会議は17時からでよろしいでしょうか?

→17時で問題ありません。

>資料は5部でお間違いないでしょうか?

→5部でお願いいたします。

といった形になります。

全文引用のマナー

全文引用のマナーは、

  • 引用部分には手を加えない(誤字脱字があっても)
  • オリジナルメッセージの時間や宛先の文面も残す

となります。


改ざんなどの不安を与えないため、オリジナルメッセージを変更することなく全文引用します。

正確な履歴を残すためにも、メールソフトにあるオリジナルメッセージの送信時間や宛先の履歴もカットせずにしっかりと残しましょう。

そうすることで、経緯の確認がしやすくなります。

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引用の具体例

部分引用と全文引用の仕方とマナーがわかったところで、それぞれのメール例文を紹介いたします。

部分引用の場合

部分引用をすることで、ポイントがわかりやすく伝わります。

件名:Re:懇親会の件

技術部 うさロング 主任

お疲れ様です。 

営業部 亀田です。

懇親会のご連絡ありがとうございます。

>懇親会ですが6日と9日ではどちらの日程がよろしいでしょうか?

→6日であれば参加可能です。9日は出張があり出席できません。


よろしくお願い致します。

~メール署名~
営業部 亀田

全文引用の場合

全文引用の場合は、

「以下の件」などの表現で相手も内容を確認できます。

全文引用で履歴を全部残すことで、

「言った、言わない」などのトラブルを防ぐこともできますね。


件名:Re:会議資料の件

管理部 兎山 主任

お疲れ様です。

営業部 亀田です。

会議資料の作成ありがとうございます。

以下の件、A案を希望します。

よろしくお願します。

〜メール署名〜
営業部 亀田

—– Original Message —–
○○月○○日 ○○AM mail:to・・・
sent:・・・・ (この部分はメールソフトによって違います。)

> 営業部 亀田係長
> お疲れ様です。

> ご依頼のあった会議資料ですが、A案とB案の2つを作成しております。
> 本メールに添付しておりますのでご検討の上、ご返信ください。

~メール署名〜
管理部 兎山

署名の位置
なお、全文引用の場合、返信者の署名位置をどこにすればいいのか、という声を聞くことがあります。

(返信メール本文の直下)
返信メール本文
署名
>全文引用

なのか、

(引用文の下)
返信メール本文
>全文引用
署名

なのか、という疑問です。



この点については、

決まったルールはない

というのが一般的な答えですが、

本来、署名というのは、誰からのメールなのかを確認するためのものであり、ある種のクレジットを示すものです。

ですので、引用した部分の下に署名をしてしまうと、

引用文のクレジットが返信者にあるかのようになってしまいます。

また、管理人の経験上も、

引用文の下に返信者の署名が入れられてあるケースは見たことがありません。


以上の理由から、当ブログにおいては

返信メール本文直下の署名位置を推奨

します。

全文引用+部分引用の場合

全文引用をすることで履歴を残し、さらに部分引用をすることで、質問への回答が明確になります。

件名:Re:会議日程について

事業部 因幡山 係長

お疲れ様です。 

>次回の営業戦略会議の日時は○○日14時から○○営業所で行いたいと思いますがよろしいでしょうか?

→日時、会場ともに問題ありません。

当日はよろしくお願いいたします。

~メール署名~
営業部 亀田

—– Original Message —–
○○月○○日 ○○AM mail:to・・・
sent:・・・・ (この部分はメールソフトによって違います。)

>営業部 亀田 係長
>お疲れ様です。

>次回の営業戦略会議の日時は○○日14時から○○営業所で行いたいと思いますがよろしいでしょうか?
>予定のご確認をお願いいたします。

>~メール署名~
事業部 因幡山

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まとめ

カメチキンカメチキン

返信メールでの引用の仕方がよくわかりました!うまく使い分けてみますね。


うさロングうさロング

トラブル防止の観点や、相手方の手間などを考慮して使い分けるといいですね。


まとめると、

返信メールの引用の仕方には、

  • 部分引用
  • 全文引用
  • 全文引用+部分引用

の3つがある。


それぞれメリット・デメリットがあるが、使い分けのポイントは、

  • トラブル防止のために全部の経緯を残すべき内容か
  • 相手方にとって全部引用の方が経緯を確認しやすいか

などになります。

具体的な使用例は本文を参考にしてくださいね。


それでは最後までお読みいただきありがとうございました。

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